Makkelijk je boekhouding automatiseren

Door je boekhouding te automatiseren bespaar je energie, tijd en geld! Je boekhouding automatiseren kan al met een kleine investering en toch een hoog rendement.

Er zijn vele stappen die je kunt maken om je administratie efficiënter in te richten. Niet elke stap is geschikt voor elk persoon of bedrijf, maar kunnen wel een idee geven wat de mogelijkheden zijn. We hebben hier alvast een aantal stappen neergezet die voor elk bedrijf interessant kan zijn.

Stap 1: automatiseer je digitale factuur afhandeling

Door de digitalisering gaan meer bedrijven de facturen per mail versturen. Het is beter voor het milieu en ook makkelijker om uiteindelijk te verwerken in je digitale administratie. Je hoeft immers de facturen niet meer handmatig in te scannen. Deze staan alleen nog niet in de administratie en dus zul je ze eerst zelf moeten verwerken.

Steeds meer online boekhoud programma’s bieden de mogelijkheid om facturen door te sturen naar een speciaal emailadres, vaak kun je dit emailadres vinden in jouw account. Het is handig om dit emailadres op te slaan bij jouw contacten zodat je het snel kunt vinden.

Ontvang je veel facturen? Voorkom dan dat facturen vergeten worden en stel een email regel in. Facturen worden vaak verstuurd vanuit hetzelfde (algemeen) emailadres en een standaard onderwerp regel, dit maakt het selecteren makkelijk. Eventueel kun je facturen die door deze regels automatisch doorgestuurd worden ook verplaatsen naar een aparte map, zodat deze facturen jouw inbox niet verder vervuilen.

Stap 2: automatisch crediteuren- en debiteurenbeheer

Facturen moeten logischerwijs betaald worden of je ze nu ontvangt of verstuurd. Heb je een administratie met veel verschillende klanten of leverancier en ontvang je dagelijks meerdere (kleine) facturen, dan kan het nog eens voorkomen dat je een factuur mist of niet door hebt dat een factuur niet betaald wordt. Het handmatig versturen van herinneringen kost veel tijd en is ook zeker geen leuke klus om te doen. Je kunt dit proces makkelijk automatiseren omdat je in je digitale administratie al aangeeft wanneer een factuur is verstuurd en je hierop ook een betalingstermijn aangeeft. Is de betalingstermijn verstreken kun je automatisch een email versturen naar de klant als herinnering. Uit onderzoek is gebleken dat een groot deel van de klanten snel betaald na de eerste herinnering. Andersom werkt het ook je kunt ook een herinnering ontvangen wanneer je een factuur nog niet hebt betaald van een van je leveranciers. Hierdoor behoud je een goede reputatie als het aankomt op het betalen van facturen.

Stap 3: automatisch banktransacties inlezen en koppelen

Om de status van facturen en de eventuele betalingsherinneringen kloppend te houden, wil je graag dat betalingen automatisch gekoppeld worden op het moment dat deze binnenkomen. Je wilt namelijk voorkomen dat de klant een herinnering krijgt nadat ze al betaald hebben, omdat je de betaling niet op tijd gekoppeld hebt aan de factuur. Verschillende banken in Nederland (onder anderen ING, Rabobank en Bunq) maken het mogelijk om banktransacties uit te lezen, je hebt alleen nog de juiste software nodig om deze transacties op te halen en te verwerken in je administratie.

Doordat je klant aan de betaling het factuurnummer koppelt kan de betaling ook automatisch gekoppeld worden aan deze factuur. Als de bedragen overeenkomen zal de factuur automatisch de status betaald krijgen en hoeft een herinnering niet meer verstuurd te worden. Heb je een administratie die alleen bestaat uit banktransacties dan kan dit aan het einde van de maand of kwartaal je ook helpen om je administratie weer verder kloppend te maken. Misschien heb je een ontvangen factuur nog niet toegevoegd aan de administratie dan zal dit hieruit blijken omdat een transactie nog niet gekoppeld is.

Wil je nog meer stappen zetten om je administratie efficiënter te maken? Neem dan contact met ons op via het contactformulier. Wij zullen dan samen met jou vrijblijvend gaan kijken waar je bedrijf behoefte aan heeft.

Hoe kunnen we jouw werk leuker maken?
Laat ons vrijblijvend meedenken!

Neem contact op voor een gratis creatieve kennismakingssessie:

Telefonisch

+31 (0) 24 202 2375

Per mail

info@elasticweb.nl