Van e-mail naar TMS: hoe Cremers Coolcare transportorders automatisch verwerkt
Transportopdrachten kwamen binnen via e-mail en bijlagen. Het systeem leest deze berichten elke vijf minuten uit en zet de informatie direct om naar een zending in TransportMaster. Minder handmatig invoerwerk en meer tijd voor planning.
Bijlagen worden automatisch gelezen
Orders direct aangemaakt via XML import
De uitdaging
Veel transportopdrachten kwamen binnen via e-mail. Vaak met bijlagen zoals PDF- of tekstbestanden. Planners haalden de informatie uit deze mails en voerden de orders handmatig in het TMS in.
Per dag ging het om ongeveer 30 tot 50 opdrachten van verschillende opdrachtgevers.
Voor planners betekende dit dat ze eerst de mail openden, daarna de bijlage bekeken en vervolgens alle gegevens handmatig invoerden in het TMS. Daarna volgde nog een controle om te zien of alles correct was overgenomen.
Per order kostte dit proces tussen de 10 en 30 minuten.
Naast de tijd die dit kostte, bracht het ook risico met zich mee. Een kleine invoerfout kon grote gevolgen hebben. Eén vergeten cijfer kan bijvoorbeeld het verschil zijn tussen 2 pallets in de planning of 20 pallets in de uitvoering.
Tijdens drukke periodes of vakanties liep de druk op de planning daardoor snel op.
De aanpak
Samen met Cremers Coolcare brachten we eerst het volledige orderproces in kaart. Waar komt een order binnen, welke stappen doorloopt een planner en waar ontstaat handmatig werk.
Het doel was duidelijk: transportorders automatisch verwerken zonder handmatige invoer.
We ontwikkelden een systeem dat binnenkomende e-mails en bijlagen analyseert. Het systeem herkent de opdrachtgever op basis van de afzender, de inhoud van de e-mail en de structuur van de bijlage. Daarna wordt de orderinformatie automatisch uitgelezen.
De technische oplossing
Het systeem controleert continu de mailbox. Elke vijf minuten worden nieuwe e-mails verwerkt.
Uit de mails en bijlagen haalt het systeem onder andere de volgende gegevens:
- aantal en inhoud van de pallets
- laad- en losadres
- laad- en lostijden
- referenties
- temperatuurvereisten
- ADR-informatie
- laad- en losinstructies
De gegevens worden eerst gecontroleerd met validaties. Zo voorkomen we dat onvolledige of foutieve informatie in het TMS terechtkomt.
Na deze controle maakt het systeem automatisch een XML-bestand dat geschikt is voor het TMS van TransportMaster. Dit bestand wordt vervolgens geïmporteerd, waarna automatisch een zending wordt aangemaakt.
Wanneer informatie niet voldoet aan de validaties, wordt de order gemarkeerd voor controle voordat deze in het TMS wordt verwerkt.
Resultaat
De impact op de operatie was snel zichtbaar.
Planners besteden per order veel minder tijd aan administratieve invoer. Daardoor kunnen zij zich weer richten op hun belangrijkste taak: het maken van een goede planning en het ondersteunen van chauffeurs.
Ook de foutgevoeligheid is verdwenen. Door automatische verwerking en strikte validaties wordt elke order op dezelfde manier verwerkt voordat deze in het TMS terechtkomt.
Tijdens piekperiodes, vakanties of bij uitval door ziekte blijft het proces gewoon doorlopen. Orders worden nog steeds verwerkt zonder dat extra capaciteit nodig is.
Een belangrijk bijkomend effect is dat kennis en logica nu in het systeem zitten. Orders worden daardoor altijd op dezelfde manier verwerkt.
Schaalbare oplossing voor logistieke organisaties
De oplossing is gebouwd met groei in gedachten. Nieuwe opdrachtgevers en extra ordervolume kunnen eenvoudig worden toegevoegd.
Dezelfde aanpak werkt ook voor andere logistieke organisaties die transportopdrachten via e-mail of bijlagen ontvangen.
Voor bedrijven waar planners dagelijks orders uit mails moeten overnemen kan automatisering leiden tot:
- minder foutgevoeligheid
- minder administratief werk
- meer focus op planning
- een operatie die beter kan opschalen
Klant
.png)
Automatisering van orderverwerking in logistiek
Veel logistieke bedrijven ontvangen transportopdrachten via e-mail. Vaak als PDF of tekstbestand. De informatie uit deze berichten wordt vervolgens handmatig ingevoerd in een Transport Management Systeem (TMS).
Dat kost tijd en maakt het proces foutgevoelig.
Door orderverwerking te automatiseren verdwijnen deze handmatige stappen. Binnenkomende e-mails en bijlagen worden automatisch gelezen. De relevante transportinformatie wordt herkend en direct omgezet naar een order in het TMS.
Daarbij kan het systeem onder andere de volgende gegevens verwerken:
- aantal pallets
- laad- en losadressen
- tijdvensters
- temperatuurvereisten
- ADR-informatie
- referenties en instructies
Voordat een order wordt aangemaakt controleert het systeem de gegevens met verschillende validaties. Zo wordt voorkomen dat onvolledige of foutieve informatie in het TMS terechtkomt.
Voor transportbedrijven levert dit meerdere voordelen op. Planners besteden minder tijd aan administratief werk en kunnen zich richten op de planning en ondersteuning van chauffeurs. Tegelijkertijd neemt de kans op invoerfouten af en kan de operatie eenvoudiger opschalen bij groei of piekdrukte.
De oplossing die bij Cremers Coolcare is ontwikkeld laat zien dat dit mogelijk is zonder het bestaande TMS te vervangen. Door integratie met systemen zoals TransportMaster kunnen orders automatisch worden aangemaakt via gestructureerde berichten, zoals XML.
Voor logistieke organisaties die dagelijks orders ontvangen via e-mail of bijlagen is dit een praktische manier om processen efficiënter te maken en meer grip te krijgen op de planning.
Klaar om met ons te gaan samenwerken?
Kom in contact.
Plan een afspraak om jou volgende stap te bespreken. Tijdens dit eerste gesprek gaan we in kaart brengen wat je behoeftes zijn en op basis hiervan kunnen wij een gepaste oplossing voorstellen.
Stuur een bericht
Nog geen keuze kunnen maken?
Mogelijk heb je nog geen keuze kunnen maken wat het beste bij je past. Onze diensten zijn erop toespits om verschillende mogelijkheden te bieden voor verschillende bedrijven met elk zijn eigen processen.
Bekijk onze dienstenWat onze klanten schrijven.
“Een partij die echt begrijpt wat een bedrijf nodig heeft.”
Elastic Web heeft ons geholpen om onze processen te optimaliseren met een maatwerk koppeling tussen Lightspeed en KING ERP. De communicatie was duidelijk, de samenwerking prettig en het resultaat precies wat we nodig hadden. Minder fouten, meer efficiëntie en klaar voor de toekomst. Een professionele en betrouwbare partner!
“Samen onze sportieve ambities kunnen realiseren!”
De software werkte perfect en zorgde dat de prestaties van onze Strong Vikings snel online stonden. Door deze automatiseringsslag te maken, kunnen we doorgroeien met onze Virtual Events. Daarnaast kunnen onze Strong Vikings doorgaan met het verdienen van Medal-for-Life-punten door middel van sportieve prestaties.
“Super samenwerking!”
Persoonlijk contact, geduld, en duidelijke uitleg. Bij het in gebruik nemen van het product.
Snelle reacties en altijd in oplossingen denken die klant gericht zijn. Ook fijne samenwerking met derden bijv grafisch ontwerper die de website heeft ontworpen. Echt blij met het resultaat en begeleiding
“Betrouwbare software partner”
We werken al velen jaren prettig samen met Elastic Web. Betrouwbare en kwalitatieve goede software oplossingen.
